En principe, l’assemblée générale des copropriétaires se tient dans la commune où est situé l’immeuble.

Toutefois, le règlement de copropriété peut prévoir un lieu différent. Les copropriétaires peuvent également décider, par une résolution votée à la majorité simple, du lieu où se tiendront les prochaines assemblées générales.

Il n’est pas nécessaire que l’assemblée se déroule dans un lieu ouvert au public. Elle peut valablement être organisée dans les locaux du syndic ou dans tout autre lieu qu’il aura choisi, par exemple une salle louée pour l’occasion.

L’assemblée générale est une réunion privée.

C’est pourquoi, en principe, seuls les membres du syndicat des copropriétaires peuvent y participer. Il s’agit :

• Des copropriétaires
• Des mandataires représentant un copropriétaire lorsque celui-ci doit ou souhaite se faire représenter (par exemple, mandataire commun en cas d’indivision ou de démembrement de copropriété) ou qui le souhaitent.

Chaque copropriétaire a un droit d’accès et de vote à l’assemblée générale.

Un tiers peut toutefois assister à l’assemblée générale s’il obtient l'accord du syndicat des copropriétaires. C’est notamment le cas :

• Des associations de locataires affiliées à une organisation agréée, qui peuvent présenter leurs observations sans pouvoir voter
• D’une personne extérieure (architecte, artisan, avocat, futur acheteur) ayant un intérêt à participer à la réunion.

Tout copropriétaire a le droit de ne pas venir à l’assemblée générale et de s’y faire représenter par un mandataire, que celui‑ci soit ou non copropriétaire de l’immeuble. En effet, la participation à l’assemblée et au vote est un droit pour chaque copropriétaire, et non une obligation.

Plusieurs règles doivent toutefois être respectées :

• Le mandat doit être établi par écrit (lettre, formulaire de pouvoir, etc.) et signé par le copropriétaire
• Le mandat doit indiquer l’identité du copropriétaire (nom, adresse, éventuellement numéro de lot), l’identité du mandataire (nom, adresse) sauf dans le cas d’un pouvoir en blanc (absence de désignation d’un mandataire), la date et la signature manuscrite ou électronique du copropriétaire. Des consignes de vote peuvent également être mentionnées, sans que cela soit obligatoire.
• Le mandat ne peut pas être donné au syndic de copropriété, à l’époux ou épouse, partenaire de Pacs ou concubin du syndic, aux ascendants et descendants du syndic, aux préposés du syndic ou à leurs ascendants, descendants, époux ou épouse, partenaire de Pacs ou concubin
• Chaque mandataire ne peut pas, en principe, recevoir plus de 3 délégations de vote. Toutefois, cette limite ne s’applique pas lorsque le total des voix dont dispose le mandataire (ses propres voix et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10% des voix du syndicat.

Un modèle de mandat est disponible :

Le copropriétaire doit transmettre le pouvoir directement au mandataire qui le remettra au syndic au début de l’assemblée générale.

Il est également possible de l’envoyer directement au syndic par courrier, dépôt ou voie électronique.

Lorsque le syndic reçoit un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire, il remet ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical (ou, en l’absence de président, à un membre du conseil syndical) pour qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En l'absence du du conseil syndical ou de conseil syndical, il revient au président de séance de désigner le mandataire.

Les copropriétaires peuvent assister à l'assemblée générale par :

• Présence physique
• Visioconférence (réunion avec vidéo)
• Audioconférence (réunion téléphonique)
• Tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

La possibilité de participer à distance à l’assemblée générale (visioconférence, audioconférence, autre moyen électronique) n’est pas automatique.

En effet, l’assemblée générale doit d’abord décider, à la majorité simple, des moyens techniques qui permettront aux copropriétaires de participer à distance. Elle doit également prévoir les dispositifs permettant de vérifier l’identité des participants. Les supports choisis doivent au minimum permettre d’entendre les copropriétaires et de suivre les échanges et les votes en direct pendant toute la durée de l’assemblée générale.

Cette décision est prise sur la base de devis demandés par le syndic ou le conseil syndical. Les frais liés à ces équipements sont payés par le syndicat des copropriétaires, et non uniquement par les copropriétaires qui participent à distance.

Les copropriétaires peuvent également voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale. Le formulaire de vote par correspondance est joint à la convocation.

Le copropriétaire le complète (pour/contre ou abstention). Le formulaire doit être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de la réunion.

Chaque assemblée générale désigne, en début de séance :

• Un président de séance, parmi les copropriétaires présents
• Un secrétaire de séance (généralement le syndic, sauf décision contraire de l'assemblée générale)
• Éventuellement 1 ou plusieurs scrutateurs, parmi les copropriétaires présents.

Ces décision sont prises à la majorité simple (majorité dite de l’article 24).

Les copropriétaires vont ensuite voter sur les différentes questions écrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Seules les questions figurant à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote. Une question qui n’y est pas inscrite peut être évoquée et discutée pendant la réunion, mais elle ne peut pas donner lieu à une décision.

Après les échanges, les décisions sont prises par un vote. La majorité requise dépend de la nature de la décision à prendre.

En principe, chaque question fait l’objet d’un vote distinct. Une résolution soumise au vote doit donc porter sur un seul sujet. Toutefois, une même résolution peut regrouper plusieurs points lorsqu’ils sont étroitement liés et ne peuvent pas être séparés.

Au cours de la séance, l’assemblée générale peut modifier la rédaction d’une résolution. Cette modification est possible à condition qu’elle ne transforme pas la question soumise au vote, ni n’introduise un nouveau sujet qui ne figurait pas à l’ordre du jour. Par exemple, il est possible d’ajouter une précision ou d’ajuster la formulation d’une résolution si cela ne change pas le sens de la décision.

Le vote est effectué par les copropriétaires présents ou par ceux qui sont représentés par un mandataire.

Les votes peuvent se faire de plusieurs façons : par bulletin nominatif (écrit), par appel des noms ou à main levée. Dans tous les cas, le nombre de voix doit pouvoir être comptabilisé et le président de séance doit noter le nom des copropriétaires qui ont voté contre et ceux qui se sont abstenus.

Chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part dans la copropriété, exprimée en tantièmes ou millièmes. Ces tantièmes ou millièmes correspondent à la part que représente son lot par rapport à l’ensemble de l’immeuble.

Par exemple, un copropriétaire qui détient 100 millièmes dispose de 100 voix en assemblée générale, soit un total de 10 % du total des voix.

Toutefois, si un copropriétaire possède plus de la moitié des tantièmes de la copropriété, il devient majoritaire à lui seul. Pour éviter qu’il puisse décider seul de toutes les décisions, le nombre de voix dont il dispose est alors limité : il ne peut pas avoir plus de voix que l’ensemble des autres copropriétaires réunis.

Par exemple, un copropriétaire possède 700 millièmes sur 1000, tandis que les autres copropriétaires ont les 300 millièmes restants. Son nombre de voix pour voter est alors ramené à 300 millièmes pour éviter qu’il soit majoritaire.

L’assemblée générale se termine après l’examen et le vote de toutes les questions inscrites à l’ordre du jour.

À la fin de la réunion, un procès-verbal est établi. Ce document reprend notamment :

• les décisions prises par l’assemblée générale,
• le résultat des votes (nombre de voix pour, contre et abstentions),
• le nom des copropriétaires opposants et de ceux qui se sont abstenus lorsque cela est nécessaire.

Le procès-verbal est signé à la fin de la séance par le président de séance, le secrétaire et, s’il y en a un, par le ou les scrutateurs.

Lors de chaque assemblée générale, une feuille de présence doit obligatoirement être tenue.

Elle indique :

• Le nom et le domicile de chaque copropriétaire et précise s'il est présent physiquement ou représenté, ou s'il participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ou s'il vote par correspondance
• Le nom et le domicile des mandataires en précisant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique
• Le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire.

La feuille de présence doit être signée par les copropriétaires ou les mandataires, en manuscrit ou par voie électronique. Elle doit également être certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Cette feuille de présence peut être un tableau qui peut comporter plusieurs feuilles. Elle peut être tenue sous forme électronique.