En tant qu'employeur, une société doit mettre en place un certain nombre de registres obligatoires. Il s'agit d'une liste non-exhaustive.
Registre unique du personnel
Lorsqu'une société emploie des salariés, elle doit tenir un registre unique du personnel.
Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile.
Il faut y inscrire les informations complémentaires suivantes pour chaque salarié :
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Nom
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Prénoms
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Nationalité
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Date de naissance
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Sexe
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Emploi
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Qualification
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Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
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Type de contrat
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Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation
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Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers
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Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » avec la dénomination et l'adresse de ce dernier
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Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
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Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
Pour chaque stagiaire, il faut indiquer les informations suivantes :
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Nom et prénoms
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Date de début et de fin de la période de formation ou de stage
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Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
Il faut également indiquer les nom et prénoms des personnes volontaires en service civique.
Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pour une durée de 5 ans à partir du départ du salarié.
Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
La société qui emploie des salariés doit tenir un DUERP, y indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés.
Il répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés (par exemple, chute, infection, blessure, etc.).
Il doit être mis à jour aux moments suivants :
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Pour les sociétés d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans
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En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité
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À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque
Le DUERP doit être conservé 40 ans à partir de son élaboration.
En cas d'absence de transcription ou de mise à jour de l'évaluation des risques, la société s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 7 500 €. En cas de récidive dans le délai d'un an,cette amende peut être portée à 3 000 €.
Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement
Ce registre contient les alertes émises par les salariés ou le CSE.
Une alerte doit indiquer les informations suivantes :
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Produits et procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'entreprise et qui peuvent présenter un risque pour la santé publique ou l'environnement
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Conséquences possibles sur la santé publique ou l'environnement
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Toute information utile à l'appréciation de l'alerte
L'alerte peut être donnée lorsque le lanceur d'alerte estime que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre dans la société pour laquelle il travaille font peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.
Si la société ne met pas ce registre à disposition du CSE, elle s'expose à une amende de 7 500 €.
De plus, si l'employeur ne met pas en place ce registre et ne le tient pas à jour correctement, il s'expose également à une amende de 10 000 €. En cas de récidive, il s'expose à 30 000 € d'amende et 1 an d'emprisonnement.
Registre des questions du comité social et économique (dès 11 salariés)
Lorsque la société emploie entre 11 et 50 salariés, elle doit mettre en place un registre des questions du comité social et économique (CSE).
Avant une réunion entre l'employeur et les membres de la délégation du personnel du CSE, les membres de la délégation doivent remettre à l'employeur une note avec leur demande. Cette note doit être envoyée 2 jours ouvrables avant la date de la réunion.
L'employeur doit répondre à ces demandes par écrit dans un délai de 6 jours ouvrables suivant la date de la réunion. Les demandes et les réponses sont ensuite indiquées dans le registre des questions du comité social et économique. Elles peuvent également y être annexées.
L'absence de registre constitue une entrave au fonctionnement régulier du CSE, ce qui expose la société à une amende de 7 500 €.
Registre spécial du repos hebdomadaire
Lorsqu'une société a des salariés qui sont soumis à un régime particulier de repos, elle doit indiquer leur nom et le type de régime dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres.
Les salariés concernés doivent être inscrits dans le registre dans les 6 jours qui suivent leur embauche. En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit être faite sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos.
L'absence de registre expose la société à une amende pouvant aller jusqu'à 7 500 € par salarié concerné.
Registre ou tableau visant à organiser le travail en équipe
La société dans laquelle le travail est organisé par relais, par roulement ou par équipes successives doit indiquer la composition nominative de chaque équipe y compris lorsque des salariés sont mis à disposition par une entreprise de travail temporaire.
Elle peut l'indiquer par l'un des moyens suivants :
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Tableau affiché dans les mêmes conditions que l'horaire
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Registre
Registre des contrôles de sécurité
La société qui a des travailleurs ou qui accueille du public dans son établissement doit tenir un registre des contrôles de sécurité.
Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.
Les informations contenues dans le registre doivent être conservées pendant 5 ans.
En cas de mauvaise tenue (par exemple, pages manquantes) du registre des contrôles de sécurité, la société s'expose à une amende de 3 750 € par salarié concerné.
Registre des dangers graves et imminents
Lorsque le CSE constate des dangers graves et imminents, celui-ci doit pouvoir les consigner dans un registre prévu à cet effet par la société.
Il doit indiquer les informations suivantes :
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Postes de travail concernés par le danger constaté
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Nature et cause du danger
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Nom des travailleurs exposés
Les pages doivent être numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.
Lorsque l'employeur ne permet pas la mise en place et l'alimentation du registre s'expose à une amende de 10 000 €. Elle est applicable autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés.
Registre des vérifications des installations électriques
Dès lors que la société reçoit du public ou que des employés travaillentdans son établissement, elle doit procéder à des vérifications des installations électriques. Elle doit s'assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.
Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.
Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des moyens garantissant son authenticité. Il peut être intégré dans le registre de sécurité ou tenu séparément.
