La demande d'autorisation, qu'elle soit faite en ligne ou par courrier, doit être transmise au moins 3 mois avant la date de l'événement.

La demande d'autorisation doit être formulée auprès de ou des autorité(s) administrative(s) suivante(s) :

À la réception de la demande, le préfet saisit pour avis les autorités locales. Celles-ci disposent du pouvoir de police de la circulation (maire ou président de conseil départemental).

• L'autorisation est délivrée par arrêté du préfet du département du lieu de départ.
• Pour les manifestations en provenance de l'étranger, l'autorisation est délivrée par le préfet du département d'entrée en France.
• Lorsque le parcours couvre plusieurs départements, l'autorisation est délivrée après accord des préfets des départements traversés.
• Quand la manifestation comporte plusieurs points de départ situés dans différents départements, l'autorisation est délivrée par le préfet du département du siège de l'organisateur.
• Quand la manifestation traverse 20 départements ou plus, l'autorisation est délivrée par le ministère de l'intérieur sur avis du préfet de chaque département traversé.

Dans tous les cas, la décision d'autorisation est publiée et notifiée, en ligne ou par courrier (selon le procédé utilisé pour faire la demande) à l'organisateur.

Pour qu'une manifestation autorisée débute, l'organisateur doit produire une attestation écrite précisant que toutes les demandes mentionnées dans l'autorisation sont respectées.

Les préfectures et mairies précisent souvent dans leur autorisation à quel moment l'attestation doit être fournie (exemple : dans un délai de 48 heures avant l'événement, ou immédiatement avant son démarrage).

L'attestation peut être remise de plusieurs façons :

• en ligne via la plateforme de déclaration et demande d'autorisation de manifestation,
• par mail ou par courrier à l’adresse fournie dans la notification d’autorisation.

L'attestation doit répondre aux demandes détaillées dans l'autorisation. Cela inclut souvent les aspects de sécurité, assurances, conformité des installations,...

L’organisateur de la manifestation sportive doit fournir la preuve qu'il a souscrit un contrat avec un assureur (police d'assurance) garantissant sa responsabilité civile, celle des personnes participant à l'organisation et celle des participants.

En cas de mise en place d'un service d'ordre pour assurer la sécurité des spectateurs et de la circulation lors de la manifestation et de sa préparation, l'organisateur en assure la charge financière.

L'organisateur doit également remettre en état les voies publiques et leurs dépendances à la suite de la manifestation.