Le carnet d'entretien est établi, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.

Le syndic n'a pas à obtenir l'accord préalable du syndicat des copropriétaires pour établir le carnet d'entretien. Cette mission fait partie de ses prérogatives.

Informations obligatoires

Le carnet d'entretien doit mentionner au minimum les éléments suivants :

• Adresse de l'immeuble pour lequel il est établi
• Identité de l'actuel syndic de copropriété
• Références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat de copropriétaires avec leurs dates d'échéance.

D'autres informations sont également obligatoires si les cas se présentent :

• Année de réalisation des travaux importants (par exemple, ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de l'ascenseur, de la chaudière ou des canalisations) et identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
• Références des contrats d'assurance dommages ouvrages souscrits pour le compte du syndicat de copropriétaires dont la garantie est en cours
• Références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et date d'échéance de ces contrats
• Travaux prescrits dans le plan pluriannuel de travaux (PPT) et échéancier.

Informations complémentaires

Le carnet d'entretien peut mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer. La décision d'ajouter ces informations complémentaires est votée en assemblée générale des copropriétaires à la majorité simple.

Il peut notamment s'agir d'information sur la construction de l'immeuble ou sur les études techniques réalisées (par exemple, le diagnostic technique global (DTG) ou le diagnostic de performance énergétique collectif).

Le syndic de copropriété doit proposer un accès en ligne pour permettre à tous les copropriétaires de consulter le carnet d'entretien. Ce document doit être téléchargeable et imprimable.

Les copropriétaires peuvent également obtenir une copie du carnet d'entretien auprès du syndic. Cette demande est payante. Le prix est librement fixé par le syndic dans son contrat.

Le carnet d'entretien doit nécessairement faire partie des archives qui sont remises par le syndic à son successeur en cas de changement de syndic.

L'absence d'établissement d'un carnet d'entretien ou d'actualisation de ce carnet peut :

• Engager la responsabilité du syndic si le syndicat des copropriétaires subi un dommage du fait de ce manquement
• Justifier la résiliation anticipée (révocation) du mandat du syndic.